--- PAGE 1 --- T I M S S C A S N 2 0 2 4 Buku Ringkas SSCASN Admin 2024 PRA-PENDAFTARAN Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian Badan Kepegawaian Negara Buku ringkas v.1.0 --- PAGE 2 --- Registrasi Admin Setiap Instansi yang mendapatkan formasi Pengadaan ASN Tahun 2024, wajib mengusulkan Admin instansi melalui : https://regadmin-sscasn.bkn.go.id Setiap instansi dapat mengusulkan 1 Admin Instansi, dengan syarat: 1. Admin yang ditunjuk wajib ASN, bukan Non ASN ataupun masih sebagai Calon PNS 2. Admin harus berasal dari minimal Unit Kerja setingkat Eselon II yang membidangi Kepegawaian, contoh BKPSDM, BKD, Biro Kepegawaian, Biro SDM atau sejenisnya (Bukan Dinas ataupun Unit lainnya walaupun membidangi Kepegawaian) 3. Mengunggah surat penunjukan admin ditujukan kepada Kepala Badan Kepegawaian Negara cq. Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian yang ditandatangani oleh minimal pejabat Pimpinan Tinggi Pratama pada instansi masing- masing yang membidangi kepegawaian --- PAGE 3 --- SSCASN Admin Setelah registrasi Admin disetujui, Admin dapat mengakses SSCASN Admin pada laman dengan login menggunakan SSO BKN: https://admin-sscasn.bkn.go.id/ Admin instansi mempunyai tugas- tugas yang wajib dilaksanakan sebelum pendaftaran dimulai, yaitu: 1. Pengaturan User a. Membuat User Verifikator, Supervisor, Dashboard, Helpdesk dsb b. Mengatur Parameter yang menjadi ketentuan dalam jenis pengadaan pada instansi masing- masing c. Memasukan tautan petunjuk teknis sebagai informasi ataupun dokumentasi dari pelaksanaan seleksi CASN 2. Formasi a. Melakukan sinkro data rincian formasi SIASN ke formasi SSCASN b. Melakukan pengecekan Lokasi Formasi yang ditetapkan oleh SK penetapan Kebutuhan MenpanRB, hasil integrasi dari SIASN ataupun membuat lokasi formasi pengelompokan (bagi Instansi Pusat) c. Melakukan pembagian formasi dari jenis formasi umum ke khusus (Pengadaan CPNS) 3. Persyaratan a. Menginput Persyaratan Umum , yang akan dipakai untuk persyaratan semua jabatan b. Menginput Persyaratan Khusus, yang digunakan untuk jabatan tertentu (jika dibutuhkan) c. Cek Persyaratan untuk melihat tampilan persyaratan pada sisi pelamar dari persyaratan yang telah diinput Admin Instansi 4. Unduh Data 5. Finalisasi Bagi Admin instansi yang masih menggunakan Admin SSCASN 2023, dapat mengakses melalui tautan https://admin-sscasn2023.bkn.go.id Dan Pendaftaran untuk DRH menggunakan tautan : https://daftar-sscasn2023.bkn.go.id --- PAGE 4 --- Pengaturan User Admin Instansi dapat membuat user dan menambahkan kewenangan kepada pegawai- pegawai yang ditunjuk sebagai Panitia Seleksi Instansi. Admin Instansi dapat menunjuk ASN di instansinya ataupun Non ASN sebagai user, tidak ada batas jumlah dalam user yang akan dibuat oleh Admin Instansi. User ASN menggunakan SSO saat login, untuk reset password bisa dilakukan melalui MYASN. Setelah user dibuat, Admin harus menambahkan kewenangan kepada user yang dibuat itu. Adapun kewenangannya adalah sebagai berikut: Kewenangan Keterangan User ini adalah penentu seleksi administrasi dari pelamar MS/TMS berdasarkan Verifikator persyaratan yang dibuat oleh instansi dengan dokuemn yang diunggah, serta persyaratan lainnya. User ini dapat digunakan sebagai tahapan pemeriksaan ulang dari hasil Verifikator dan dapat mengembalikan hasil tersebut ke inbox Verifikator jika diperlukan pemeriksaan Supervisor ulang. User ini juga bertanggungjawab untuk menjawab sanggah setelah seleksi administrasi dan sanggah nilai setelah pengumuman nilai seleksi User ini digunakan untuk memonitoring progress dari tahapan selekasi CASN yang Dashboard sedang berjalan dalam jumlah rekapitulasi maupun statistik User ini digunakan instansi untuk menjawab pertanyaan- pertanyaan yang diajukan Helpdesk pelamar ke instansi yang dituju melalui SSCASN Helpdesk *) kewenangan dapat dicabut atau diganti tergantung kebutuhan/kebijakan dari masing- masing intsansi --- PAGE 5 --- Parameter Pada Menu ini Admin diharapkan mengisikan setting untuk instansi nya per jenis seleksi. Akan dibuat pengaturan sebagai berikut: 1. Apakah Kartu Peserta untuk dapat dicetak dari sisi peserta? Jika tidak berarti nanti yang akan mencetaknya adalah Instansi. Mekanisme pemberian kartu peserta diserahkan kepada masing-masing instansi (Datang langsung, dikirim melalui email atau dengan mekanisme lainnya) 2. Apakah peserta diperbolehkan memilih lokasi ujian? Jika tidak berarti nanti Admin instansi akan melakukan setting lokasi ujian pada menu Rekon Lokasi Ujian ataupun Ubah Lokasi Ujian (yang akan muncul setelah setting lokasi ujian oleh instansi ini dilakukan) 3. Apakah Lokasi Ujian ditentukan berdasarkan lokasi formasi? Menu ini berfungsi jika pada pemilihan lokasi ujian dilakukan oleh peserta (nomor 2). Maksud dari pengaturan ini apabila lokasi ujiannya ditentukan oleh lokasi formasi ataukah lokasi ujian yang diinput semuanya dapat digunakan sebagai lokasi ujian, contoh : Lokasi Ujian yang diinput : Jika pilihan lokasi ujian tidak berdasarkan formasi, maka Jika pilihan lokasi ujian berdasarkan formasi, maka nanti Admin akan melakukan setting lokasi ujian pilihan lokasi Ujian Yang tampil di sisi Peserta : berdasarkan lokasi formasi pada Menu Lokasi, contoh pilihan lokasi Ujian Yang tampil di sisi Peserta dapat 1. Gedung A di setting seperti ini : 2. Gedung B Gedung A Lokasi formasi Puskesmas X Lokasi formasi Puskesmas Y Lokasi formasi Puskesmas Z 3. Gedung C G G e e d d u u n n g g C B G G e e d d u u n n g g A B G G e e d d u u n n g g B C Gedung C --- PAGE 6 --- Parameter (2) Batas Usia ini adalah batas atas dan bawah usia yang dipersyaratkan pada instansi. Contoh jika instansi mempunyai formasi Ahli Pertama Madya, maka Batas Usia Tertinggi Instansi adalah 64 Tahun (jika Madya BUP adalah 65 tahun) dan seterusnya. Pengaturan ini disesuaikan dengan formasi dan peraturan yang berlaku. Inputan berikut adalah inputan mengenai SK Penetapan Kebutuhan yang diterima masig- masing instansi per jenis Seleksi. Misal mendapatkan Formasi Instansi sebanyak 300, maka yang diinput disini harus dipisahkan dulu per jenis Seleksi, contoh: Instansi X mendapatkan Formasi 300, yang terdiri dari : 1. PPPK Guru 100 2. PPPK Tenaga Kesehatan 52 3. PPPK Teknis 148 Maka Admin harus menginput sesuai kewenangan seleksi masing- masing, jangan sampai memasukan total keseluruhan. Dapat menggunakan link ke website Instansi langsung ataupun Penyimpanan Virtual lainnya yang dapat diakses (tidak dikunci) --- PAGE 7 --- Tahap Pengaturan Formasi Tidak Instansi Pusat Sinkro Persiapan pengelompokan Formasi (K/L) Formasi Formasi ? Jabatan Ya Final Proses Formasi Persiapan pengelompokan Jabatan Formasi Instansi Daerah Sinkro Formasi (Prov/Kab/Kota) Formasi Jabatan --- PAGE 8 --- Sinkro Formasi Data rincian formasi sudah dialirkan dari SIASN, namun perlu dilakukan transformasi ke table SSCASN. Oleh karena itu Instansi perlu melakukan klik “Sinkronisasi Data” sebelum mulai melakukan pembagian formasi dari umum ke khusus dan atau mengedit data lain pada formasi jabatan. --- PAGE 9 --- Lokasi Formasi Bagi Instansi Pusat dapat melakukan pengelompokan lokasi formasi untuk Pendidikan dan kualifikasi jabatan yang sama. Lokasi formasi untuk pengelompokan ini dapat dilakukan dengan input pada menu Lokasi Formasi. Bagi instansi pusat formasi PPPK Tenaga Kesehatan diwajibkan melakukan mapping berdasarkan kode faskes yang sudah dikumpulkan ke Kementerian Kesehatan sebelumnya. Hal ini untuk mencocokan data tempat bekerja tenaga Kesehatan yang terdata dalam SISDMK dengan formasi menpan yang dimana belum ada kode faskes nya atau kode faskes nya terdapat duplikasi. *) bagi Kode faskes yang belum ditemukan mohon dikoordinasikan dengan Tim Data SSCASN Pusat atau langsung menggunakan jenis Lokasi Penempatan yang UNIT KERJA INSTANSI Bagi CPNS ataupun PPPK Teknis dapat memilih Lokasi Formasi dengan menggunakan jenis lokasi Formasi UNIT KERJA INSTANSI Bagi PPPK Guru tidak dapat mengubah/menambah lokasi formasi --- PAGE 10 --- Persiapan Formasi Jabatan Instansi Pusat Sesuai dengan Permenpan Pengadaan ASN dinyatakan bahwa Panitia seleksi instansi pengadaan Pegawai ASN dapat melakukan pengelompokan kebutuhan bagi Instansi Pusat jika diperlukan. Instansi Pusat dapat mengelompokan kebutuhan yang memiliki Jabatan dan kualifikasi pendidikan yang sama dalam unit/satuan kerja penempatan yang berbeda. Instansi Pusat akan diberikan pilihan akan melakukan pengelompokan formasi atau tidak. Pilihan pengelompokan hanya dapat dilakukan 1 kali. --- PAGE 11 --- Persiapan Formasi Jabatan (2) Instansi Pusat - Proses Pengelompokan Pada menu persiapan formasi setelah memilih pengelompokan, di awal akan muncul tabel rincian formasi dari SIASN, kemudian pada bagian bawah akan muncul form pengelompokan formasi. Instansi dapat memilih lokasi formasi pengelompokan (autocomplete), kemudian memilih jabatan (autocomplete) lalu klik pada form, akan muncul kelompok pendidikan yang dapat dikelompokkan dari jabatan yang dipilih. Lalu sistem akan mencari lokasi formasi (Asal) yang akan dikelompokkan. Contohnya sebagai berikut: Jika sudah disimpan, maka formasi pengelompokkan akan muncul pada table dengan status pengelompokan Ya. Instansi dapat menghapus kembali formasi pengelompokan tersebut jika ada data yang harus diubah. --- PAGE 12 --- Persiapan Formasi Jabatan (3) Instansi Pusat - Final Persiapan Formasi Setelah proses pengelompokan selesai, maka instansi perlu melakukan finalisasi persiapan formasi. Setelah proses final ini dilakukan, baru instansi dapat melakukan edit rincian formasi atau pecah formasi dari jenis formasi umum ke jenis formasi khusus. Final persiapan formasi hanya dapat dilakukan 1 kali. Setelah final persiapan dilakukan artinya Instansi tidak dapat lagi mengubah lokasi formasinya atau melakukan proses pengelompokan kembali. --- PAGE 13 --- Formasi Jabatan Instansi dapat melakukan penyesuaian mengenai data- data dari formasi yang sudah disetujui dari SIASN, penyesuaian yang dapat dilakukan antara lain : 1. Pecah Formasi (dari kebutuhan formasi umum ke formasi khusus) 2. Edit Formasi (beberapa kolom dapat di edit, namun kolom seperti lokasi formasi, jabatan dan pendidikan terkunci sesuai dengan inputan awal Instansi pusat dan daerah juga dapat menambahkan keterangan tambahan untuk mendetailkan kualifikasi Pendidikan yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut. Contoh : Dalam SK Penetapan Kebutuhan: S-1 HUKUM Dalam kebutuhan Instansi yang dibutuhkan S-1 HUKUM PIDANA bukan HUKUM ISLAM maupun HUKUM , maka instansi dapat menambahkan pada keterangan Pendidikan adalah : HUKUM PIDANA Yang nanti juga akan menjadi Informasi di sisi pelamar, sehingga pelamar tidak TMS dikarenakan kualifikasi Pendidikan yang dicantumkan dalam Formasi masih sangat general Jika tidak ada keterangan atau detail dari Pendidikan yang dibutuhkan, maka dapat menginput – (minus) atau dikosongkan Ket : seluruh instansi telah masuk formasi nya pada SSCASN, Admin instansi wajib mengecek dan melakukan penyesuaian pada formasi yang telah terintgerasi dengan SIASN. --- PAGE 14 --- Input Persyaratan Persyaratan terbagi menjadi 2 kategori : 1. Persyaratan Wajib Persyaratan wajib adalah persyaratan yang akan berlaku untuk semua jabatan dan wajib untuk disertakan saat pelamaran 2. Persyaratan Per Jabatan Persyaratan Per Jabatan adalah persyaratan yang diberikan untuk suatu jabatan dan dapat disetting sebagai wajib ataupun optional. Admin Instansi harus memastikan semua persyaratan dan dokumen yang diatur dalam menu Persyaratan sudah sesuai dengan yang akan diumumkan pada Pengumuman Instansi. Kesalahan dalam penginputan persyaratan sewaktu pendaftaran dimulai akan mengakibatkan pelamar akan kebingungan dan terjadi banyak ketidak sesuaian dalam sistem verifikasi. BKN telah memasukan persyaratan default untuk setiap instansi, instansi dapat mengubah keterangan yang akan muncul pada sisi pelamar untuk memperjelas keterangan dokumen yang dibutuhkan. Instansi juga dapat menggunakan menu Cek Persyaratan untuk melihat tampilan unggahan dokumen dari sisi pelamar. Bagi pelamar penyandang disabilitas akan otomatis muncul unggahan Surat Keterangan Disabilitas yang wajib untuk diunggah, sehingga instansi tidak perlu memasukan dalam sistem, cukup dijelaskan dalam pengumuman instansi serta petunjuk teknis verifikasi dalam menentukan kriteria disabilitasnya. --- PAGE 15 --- Ketentuan Pengaturan CPNS Ketentuan ini dilakukan sebelum melakukan Finalisasi Formasi, beberapa ketentuan yang dilakukan pada seleksi CASN 2024, yaitu: CPNS 1. Seluruh Admin Instansi membuat User 2. Seluruh Admin Instansi menginput Parameter dan Petunjuk Teknis 3. Admin Instansi Pemerintah Daerah tidak melakukan input Formasi hanya melakukan edit pada formasi, untuk Admin Instansi pusat dapat melakukan pengelompokan formasi 4. Admin Instansi tidak menginput Lokasi Ujian 5. Admin instansi dapat mengubah atau menambah persyaratan setelah data persyaratan awal dilakukan oleh BKN Lokasi Ujian sudah dimasukan dalam SSCASN, untuk koordinasi titik lokasi Ujian dapat berkoordinasi dengan Pusat Pengembangan Sistem Seleksi BKN Pusat *) Jika terdapat ketentuan lain akan diinformasikan pada buku ringkas versi berikut dan juga diinfokan kepada Instansi ataupun Kantor Regional Masing- masing --- PAGE 16 --- Ketentuan Pengaturan PPPK Ketentuan ini dilakukan sebelum melakukan Finalisasi Formasi, beberapa ketentuan yang dilakukan pada seleksi CASN 2024, yaitu: PPPK Guru PPPK Tenaga Kesehatan PPPK Teknis 1. Seluruh Admin Instansi membuat User 1. Seluruh Admin Instansi membuat User turunan 1. Seluruh Admin Instansi membuat User 2. Seluruh Admin Instansi mengisikan 2. Seluruh Admin Instansi mengisikan 2. Seluruh Admin Instansi menginput Parameter Parameter dan Petunjuk Teknis Parameter dan Petunjuk Teknis dan Petunjuk Teknis 3. Seluruh Admin Instansi melakukan sinkro 3. Seluruh Admin Instansi melakukan sinkro 3. Seluruh Admin Instansi Melakukan sinkro formasi formasi formasi 4. Admin Instansi pusat dapat memilih 4. Seluruh Admin Instansi melakukan 4. Admin Instansi pusat dapat memilih melakukan pengelompokan atau tidak pengecekan formasi jabatan melakukan pengelompokan atau tidak 5. Seluruh Admin Instansi melakukan pengecekan 5. Seluruh Admin Instansi tidak menginput 5. Seluruh Admin Instansi melakukan pengecekan formasi Jabatan Persyaratan, hanya melakukan cek formasi Jabatan 6. Admin Instansi tidak menginput Lokasi Ujian persyaratan 6. Admin Instansi tidak menginput Lokasi Ujian 7. Admin Instansi daerah tidak menginput 6. Admin Instansi tidak menginput Lokasi Ujian 7. Admin Instansi daerah tidak menginput Persyaratan (sudah ditentukan dalam Persyaratan (sudah ditentukan dalam Kepmenpan sesuai jabatannya), bagi instansi Kepmenpan sesuai jabatannya), bagi instansi pusat dapat menambahkan persyaratan pusat dapat menambahkan persyaratan tambahan. tambahan. Lokasi Ujian sudah dimasukan dalam SSCASN, untuk koordinasi titik lokasi Ujian dapat berkoordinasi dengan Pusat Pengembangan Sistem Seleksi BKN Pusat *) Jika terdapat ketentuan lain akan diinformasikan pada buku ringkas versi berikut dan juga diinfokan kepada Instansi ataupun Kantor Regional Masing- masing --- PAGE 17 --- Finalisasi Formasi Jika seluruh pengaturan pada Admin SSCASN per jenis seleksi sudah selesai dan sudah dilakukan pengecekan ulang kembali, maka instansi dapat melakukan final formasi. Pada proses final ini sistem akan mengecek apakah kebutuhan per jenis formasi sudah sesuai dengan Kepmen masing-masing jenis seleksi. Misalnya untuk CPNS minimal 2% dari total kebutuhan WAJIB dialokasikan untuk jenis formasi disabilitas, maka sistem akan melakukan pengecekan apakah jumlahnya sudah memenuhi atau belum. Jika sudah sesuai, maka proses final akan berhasil dilakukan. Jika validasi sistem belum sesuai, maka finalisasi akan ditolak dan Instansi harus kembali melakukan penyesuaian. Tanggal Pendaftaran diinput oleh Admin Instansi disesuaikan jadwal dari PANSELNAS dan juga kesiapan pengaturan di sistem ini. Harap pengaturan diselesaikan sebelum masuk periode pendaftaran yang dijadwalkan PANSELNAS. Diharapkan selalu berkoordinasi dengan BKN/ Kantor Regional wilayah masing- masing untuk mendapatkan update informasi terbaru. --- PAGE 18 --- Terima Kasih Tim Pengembang Sistem: Direktorat Pembangunan dan Pengembangan Sistem Informasi ASN Tim Persiapan Data: Direktorat Pengelolaan Data dan Penyajian Informasi Kepegawaian Tim Infrastruktur & keamanan : Direktorat Infrastruktur Teknologi Informasi Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian Badan Kepegawaian Negara