Buku Panduan Penggunaan Aplikasi MyASN 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Layanan MyASN merupakan sistem yang dikembangkan oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) sebagai sarana integrasi data kepegawaian Aparatur Sipil Negara (ASN) secara nasional. Sistem ini mendukung transformasi digital dalam pengelolaan kepegawaian, sehingga seluruh ASN dapat mengakses, memperbarui, dan memvalidasi data secara mandiri. Buku Panduan Penggunaan Layanan MyASN ini disusun sebagai pedoman resmi bagi ASN dalam mengoperasikan aplikasi. Melalui buku panduan ini, diharapkan setiap ASN dapat memahami fungsi, menu, dan fitur yang tersedia tanpa memerlukan pendampingan tambahan. Dengan adanya buku panduan ini, proses administrasi kepegawaian menjadi lebih efisien, transparan, dan akurat, serta mendukung integrasi layanan kepegawaian nasional melalui sistem MyASN. Tujuan Panduan ini disusun untuk memberikan arahan operasional bagi ASN dalam menggunakan Layanan MyASN. Tujuan utama panduan ini adalah: Memberikan petunjuk teknis penggunaan Layanan MyASN secara sistematis. Menjelaskan fungsi dan kegunaan setiap menu dan fitur. Memastikan ASN dapat melakukan pemutakhiran data secara mandiri sesuai ketentuan. Menjadi referensi resmi dalam pengelolaan data kepegawaian berbasis digital. Mendukung integrasi layanan kepegawaian nasional yang dikelola oleh BKN. Sasaran Pengguna Buku panduan ini ditujukan bagi seluruh ASN. Dengan panduan ini, ASN diharapkan dapat: Memahami kewenangan ybs pada data kepegawaian secara mandiri. Mengelola data profil pribadi dan riwayat kepegawaian. Menggunakan layanan administratif yang tersedia. Memanfaatkan fitur identitas digital seperti Kartu ASN Virtual dan Karis/Karsu Virtual. Manfaat Dengan adanya layanan MyASN dan buku panduan ini, ASN memperoleh manfaat sebagai berikut: Kemudahan akses data kepegawaian secara online. Efisiensi waktu dalam proses administrasi kepegawaian. Kepastian data karena seluruh informasi tervalidasi oleh sistem BKN. Transparansi layanan kepegawaian yang dapat dipantau langsung oleh ASN. Peningkatan profesionalitas ASN melalui pengelolaan data yang akurat dan terintegrasi. 2. Akses dan Login Layanan MyASN Akses dan login merupakan tahapan awal yang harus dilakukan oleh setiap ASN sebelum dapat menggunakan seluruh fitur yang tersedia pada layanan MyASN. Proses login berfungsi sebagai mekanisme autentikasi untuk memastikan bahwa hanya ASN yang memiliki akun resmi dapat masuk ke dalam sistem. Jika pengguna belum mengetahui cara login ke layanan MyASN, petunjuk aktivasi MFA ASNDIGITAL dapat di unduh pada: https://support-siasn.bkn.go.id/knowledge/cecee8d9-f744-4f08-bfe0-544ebe1166b6/MateriAktivasiMFA%28Multi-FactorAuthentication%29 2.1 Catatan Keamanan Untuk menjaga keamanan data kepegawaian, pengguna disarankan: Tidak membagikan username dan password kepada pihak lain. Menggunakan password yang kuat dan rutin diperbarui. Melakukan logout setelah selesai menggunakan aplikasi. Menghindari login melalui perangkat umum tanpa perlindungan keamanan. 3. Dashboard Layanan MyASN Dashboard merupakan halaman utama yang ditampilkan setelah pengguna berhasil melakukan login. Halaman ini berfungsi sebagai pusat navigasi untuk mengakses seluruh menu dan fitur yang tersedia dalam layanan MyASN. Dashboard juga menampilkan ringkasan informasi penting terkait data kepegawaian ASN, sehingga memudahkan pengguna dalam melakukan pemantauan dan pengelolaan data. Apa yang Ada di Dashboard? Di halaman Dashboard, Anda bisa melihat: Identitas ASN Foto profil Anda Nama lengkap NIP (Nomor Induk Pegawai) Unit kerja/Instansi Menu Aksi Cepat Update Profil Update Data Layanan ASN Layanan Lainnya Status Data Kepegawaian Status verifikasi NIK Pangkat/Golongan Masa kerja golongan Unit kerja Menu di Dashboard Update Profil Untuk mengubah data pribadi seperti foto, kontak, dan data pendukung Update Data Untuk memperbarui riwayat jabatan, keluarga, pendidikan, dan data kepegawaian lainnya Layanan ASN Untuk mengakses berbagai layanan seperti Kartu ASN Virtual, Karis/Karsu Virtual, dll Cetak DRH Untuk mencetak Daftar Riwayat Hidup (DRH) CARA CETAK DRH (DAFTAR RIWAYAT HIDUP) Dari Dashboard, cari icon printer disebelah foto di sisi kiri atas. Dokumen ditampilkan dalam format PDF dan dapat diunduh atau dicetak langsung. ✅ SELESAI! DRH Anda sudah bisa digunakan. 4. Menu Lihat Profil Menu Lihat Profil digunakan untuk menampilkan seluruh data kepegawaian ASN yang tersimpan di sistem ASN Digital yang telah terintegrasi dengan MyASN. Data ditampilkan dalam beberapa tab, masing-masing mewakili kategori informasi yang berbeda. Halaman ini bersifat read-only, sehingga perubahan data dilakukan melalui menu Update Data. Halaman ini menampilkan ringkasan profil ASN beserta tab-tab data kepegawaian yang dapat diakses. Melalui menu ini, pengguna dapat meninjau data pribadi serta data kepegawaian yang tercatat di dalam sistem MyASN. Langkah 1: Buka Menu Lihat Profil Dari Dashboard, klik menu "Lihat Profil" Sistem akan menampilkan halaman profil Anda Di halaman ini ada beberapa tab yang bisa Anda klik Langkah 2: Pilih Tab yang Ingin Dilihat Klik salah satu tab berikut untuk melihat data: Tab 1: Data Utama Tab Data Utama berisi informasi identitas pokok ASN yang bersumber dari data kepegawaian nasional. Data yang ditampilkan meliputi informasi pribadi dan kepegawaian utama yang menjadi dasar dalam pengelolaan data ASN. Tab 2: Golongan Tab Golongan digunakan untuk menampilkan riwayat dan informasi golongan ASN. Sistem menampilkan data golongan dan pangkat ASN. Tab Golongan digunakan untuk menampilkan informasi golongan dan pangkat ASN yang tercatat dalam sistem. Data pada tab ini menjadi acuan dalam pengelolaan karier dan administrasi kepegawaian. Tab 3: Jabatan Tab Jabatan menampilkan informasi jabatan ASN yang sedang dan pernah dijabat. Informasi yang ditampilkan meliputi jenis jabatan, unit kerja, serta data pendukung lainnya yang berkaitan dengan riwayat jabatan ASN. Tab 4: Posisi Tab Posisi digunakan untuk menampilkan informasi mengenai posisi atau kedudukan ASN dalam struktur organisasi. Informasi yang ditampilkan pada tab ini meliputi unit kerja penempatan, instansi, serta keterangan posisi ASN sesuai dengan data yang tercatat dalam sistem MyASN. Tab 5: Pendidikan Tab Pendidikan digunakan untuk menampilkan riwayat pendidikan formal ASN. Pada tab Pendidikan, sistem menampilkan riwayat pendidikan formal ASN yang telah tercatat dalam sistem MyASN sesuai dengan jenjang pendidikan yang ditempuh. Tab 6: Profesi Tab Profesi digunakan untuk menampilkan informasi profesi ASN sesuai dengan keahlian atau bidang tertentu yang dimiliki. Informasi ini digunakan sebagai data pendukung kompetensi dan profesionalitas ASN. Tab 7: Keluarga Keluarga menampilkan ringkasan data keluarga ASN yang telah tercatat dalam sistem MyASN. Data keluarga yang ditampilkan meliputi informasi orang tua, pasangan, dan anak sebagai bagian dari data kepegawaian ASN. Tab 8: Pensiun Berisi informasi terkait status pensiun: Perkiraan masa pensiun TMT pensiun SK Pensiun (jika sudah tersedia) Pada tab ini, Anda bisa: Melihat data pensiun Mengunduh SK Pensiun (jika sudah ada) Tab Pensiun menampilkan informasi terkait status dan data pensiun ASN. Informasi yang ditampilkan meliputi perkiraan masa pensiun dan keterangan pendukung lainnya yang berkaitan dengan status kepegawaian ASN. Pada tab ini, pengguna dapat melihat data pensiun serta mengunduh dokumen Surat Keputusan (SK) Pensiun apabila telah tersedia. 5. Menu Edit Profil ASN Menu Edit Profil digunakan untuk melakukan pemutakhiran data pribadi ASN secara mandiri melalui layanan MyASN. Fitur ini memungkinkan ASN memastikan bahwa informasi identitas dan kontak yang ditampilkan selalu akurat dan sesuai dengan dokumen resmi. Langkah 1: Buka Menu Edit Profil Dari Dashboard, klik menu "Edit Profil" Atau dari halaman "Lihat Profil", klik tombol "Edit Profil" Sistem akan menampilkan halaman pengelolaan data dengan beberapa tab Pilih tab sesuai kategori data yang ingin diperbarui. Lakukan perubahan pada kolom yang tersedia. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan. Sistem akan menampilkan notifikasi bahwa data berhasil diperbarui. Halaman ini menampilkan daftar tab data yang dapat diperbarui oleh pengguna. Untuk melakukan perubahan data, pengguna memilih Menu Edit Profil pada halaman profil ASN. Sistem menampilkan halaman pengelolaan data yang terbagi dalam beberapa tab. Langkah 2: Pilih Tab yang Ingin Diubah A. TAB FOTO PROFIL Fungsi: Untuk mengubah atau upload foto profil baru Klik tab "Foto Profil" Klik tombol "Upload Foto" atau "Ganti Foto" Pilih file foto dari komputer/HP Anda Pastikan foto memenuhi syarat: Format: JPG atau PNG Ukuran maksimal: 500 KB Foto formal dengan latar belakang merah/biru Sesuaikan posisi foto jika perlu Klik "Simpan" Menu Foto Profil digunakan untuk menampilkan identitas visual ASN beserta data pribadi pengguna. Foto profil menjadi elemen utama dalam halaman profil karena memudahkan pengenalan dan validasi data. B. TAB VERIFIKASI NIK Fungsi: Untuk verifikasi Nomor Induk Kependudukan (NIK) Klik tab "Verifikasi NIK" Sistem akan menampilkan NIK Anda Jika NIK belum terverifikasi, klik tombol "Verifikasi" Sistem akan mengecek kesesuaian NIK dengan data Dukcapil Tunggu proses verifikasi selesai Status akan berubah menjadi "Terverifikasi" jika berhasil Pada Tab Verifikasi NIK, sistem menampilkan data NIK ASN untuk proses pengecekan dan validasi identitas. Tab Verifikasi NIK digunakan untuk memastikan kesesuaian Nomor Induk Kependudukan ASN dengan data kependudukan. Proses ini bertujuan untuk menjamin keabsahan identitas ASN dalam sistem MyASN. Jika sistem menampilkan informasi bahwa NIK atau No KK tidak sesuai, maka perbaikan nomor hanya dapat dilakukan di Dukcapil bukan melalui MyASN. C. TAB KONTAK PRIBADI Fungsi: Untuk memperbarui email dan nomor telepon Klik tab "Kontak Pribadi" Isi atau ubah data: Alamat Domisili Nomor HP dan telepon Email dinas (jika ada) wajib dilakukan verifikasi dulu dengan klik tombol “Verifikasi”. Maka sistem akan mengirimkan email berisi link aktivasi pada email dinas anda. Email pribadi (read-only). Jika ingin melakukan perubahan email, maka hubungi pengelola kepegawaian di instansi masing-masing untuk dapat diubah melalui SIASN Layanan Peremajaan Data. Pastikan nomor HP dan email yang diisi masih aktif Klik "Simpan" Sistem akan menampilkan notifikasi "Data berhasil disimpan" Tab Kontak Pribadi ini berfungsi sebagai sarana komunikasi resmi dan digunakan oleh sistem dalam penyampaian informasi serta layanan kepegawaian. D. TAB DATA PENDUKUNG Melalui Tab Data Pendukung, pengguna dapat melengkapi data tambahan. Data Pendukung digunakan untuk melengkapi data tambahan yang diperlukan dalam proses validasi dan administrasi kepegawaian. CATATAN PENTING ✅ Pastikan data yang diubah sesuai dengan dokumen resmi ✅ Data yang sudah disimpan akan langsung terintegrasi ke ASN Digital ✅ Beberapa data memerlukan verifikasi admin sebelum aktif ✅ Selalu cek kembali data setelah disimpan 6. Menu Layanan ASN Menu Layanan ASN merupakan menu utama yang digunakan untuk mengakses berbagai layanan kepegawaian dalam layanan MyASN. Pada menu ini, pengguna dapat melakukan pemutakhiran data, melihat riwayat pengajuan, serta mengakses layanan administratif lainnya. Langkah 1: Buka Menu Layanan ASN Dari halaman Dashboard, klik menu "Layanan ASN" Sistem akan menampilkan daftar submenu layanan Langkah 2: Pilih Submenu yang Dibutuhkan Setelah memilih Menu Layanan ASN, sistem menampilkan daftar submenu yang dapat digunakan oleh ASN. Submenu ini terdiri dari beberapa layanan utama: Daftar Layanan yang Tersedia: Update Data - Untuk pengusulan peremajaan riwayat kepegawaian Kartu ASN Virtual - Kartu identitas ASN digital Karis/Karsu Virtual - Kartu pasangan ASN digital Kompetensi ASN - Hasil kompetensi ASN Indeks Profesionalitas ASN - Penilaian IP ASN Peduli ASN Jaga ASN - Layanan dukungan dan kesejahteraan Disabilitas ASN - Layanan khusus ASN disabilitas Sertifikat Elektronik BSrE - Pengajuan tanda tangan digital ke BSSN Halaman ini menampilkan submenu layanan dalam bentuk ikon dan label, sehingga memudahkan pengguna memilih layanan sesuai kebutuhan. 7. Menu Update Data Langkah 1: Masuk ke Menu Update Data Terdapat perbedaan riwayat yang muncul untuk jenis pegawai PNS dan PPPK. Untuk pegawai PNS riwayat yang dapat dilakukan usulan peremajaan adalah: Ubah Profil (ubah dan realtime update profil) Riwayat Jabatan (berupa usulan yang wajib valid dan acc instansi via SIASN) Riwayat Keluarga (berupa usulan yang wajib valid dan acc instansi via SIASN) Riwayat Organisasi (berupa usulan yang wajib valid dan acc instansi via SIASN) Riwayat Diklat Struktural (berupa usulan yang wajib valid dan acc instansi via SIASN) Riwayat Profesi (berupa usulan yang wajib valid dan acc instansi via SIASN dan BKN) Riwayat Sertifikasi (ubah dan realtime update profil) Riwayat Penghargaan (ubah dan realtime update profil) Riwayat Pangkat/Golongan (hanya melihat data dan dokumen) Riwayat Pendidikan (hanya melihat data dan dokumen) Riwayat Kinerja (hanya melihat data dan dokumen) Riwayat SKP (hanya melihat data dan dokumen) Riwayat Peninjauan Masa Kerja (hanya melihat data dan dokumen) Riwayat Angka Kredit (hanya melihat data dan dokumen) Riwayat CLTN (hanya melihat data dan dokumen) Riwayat Hukuman Disiplin (hanya melihat data dan dokumen) Riwayat Pindah Instansi (hanya melihat data dan dokumen) Riwayat CPNS/PNS (hanya melihat data dan dokumen) Untuk pegawai PPPK riwayat yang dapat dilakukan usulan peremajaan adalah: Ubah Profil (ubah dan realtime update profil) Riwayat Keluarga (berupa usulan yang wajib valid dan acc instansi via SIASN) Riwayat Organisasi (berupa usulan yang wajib valid dan acc instansi via SIASN) Riwayat Profesi (berupa usulan yang wajib valid dan acc instansi via SIASN dan BKN) Riwayat Sertifikasi (ubah dan realtime update profil) Riwayat Penghargaan (ubah dan realtime update profil) Riwayat Pangkat/Golongan (hanya melihat data dan dokumen) Riwayat Kinerja (hanya melihat data dan dokumen) Riwayat Jabatan (hanya melihat data dan dokumen) Riwayat Pendidikan (hanya melihat data dan dokumen) Riwayat Pengangkatan PPPK (hanya melihat data dan dokumen) Langkah 2: Lihat Daftar Riwayat Sistem akan menampilkan listing riwayat yang Anda pilih. Halaman listing riwayat menampilkan daftar riwayat Anda di ASN Digital. Anda dapat melakukan usulan Tambah, Ubah dan Hapus riwayat sesuai dengan yang dibutuhkan pada halaman masing2 menu riwayat. Langkah 3: Usulan tambah/ubah/hapus Data Penginputan riwayat dapat dilakukan melalui tiga tahap yaitu Pengisian Data Usulan, Pengunggahan Dokumen, serta Pratinjau Data dan Dokumen sebelum mengirim. Langkah 4: Isi Formulir Data Untuk penginputan data baru, silahkan usi semua kolom yang tersedia Kolom dengan tanda bintang merah (*) WAJIB diisi Pastikan data sesuai dengan SK asli Anda Setelah semua terisi, klik "Selanjutnya" Untuk ubah dan hapus data juga dapat dilakukan dengan klik icon titik tiga dipaling kanan riwayat. Langkah 5: Konfirmasi Data Akan muncul pop-up konfirmasi Jika data sudah benar, klik "OK" Jika masih salah, klik "Batal" untuk kembali Setelah klik OK, sistem otomatis pindah ke tahap upload dokumen. Langkah 6: Upload Dokumen Pada halaman upload, klik area "Upload Dokumen" atau "Pilih File" Pilih file SK dari komputer/HP Anda Atau drag and drop file langsung ke area upload Maksimal size pada dokumen adalah 1MB Tunggu proses upload selesai (ada loading bar) Langkah 7: Cek Preview Dokumen Setelah upload berhasil, sistem akan tampilkan preview dokumen Periksa apakah dokumen yang muncul sudah benar Pastikan tulisan di dokumen jelas terbaca Jika salah klik tombol unggah lagi untuk mengganti file sebelumnya Jika sudah benar, klik "Selanjutnya" Langkah 8: Konfirmasi Lanjut ke Pratinjau Akan muncul pop-up konfirmasi lagi Klik "OK" untuk lanjut Klik "Batal" jika ingin cek dokumen lagi TAHAP 3: RINGKASAN & KIRIM Langkah 9: Periksa Ringkasan Data Sistem menampilkan ringkasan lengkap: Semua data jabatan yang Anda isi Preview dokumen yang sudah diupload Periksa dengan teliti: Apakah semua data sudah benar? Apakah dokumen sudah sesuai? Jika ada yang salah, klik "Kembali" untuk perbaiki Langkah 10: Centang Pernyataan Persetujuan Baca pernyataan disclaimer Centang (✓) kotak persetujuan Dengan mencentang, Anda menyatakan data yang diinput benar dan sesuai dokumen resmi Setelah dicentang, tombol "Kirim" akan aktif (tidak abu-abu lagi). Langkah 11: Kirim Data Klik tombol "Kirim" Tunggu proses pengiriman (ada loading) Sistem telah menyimpan data usulan Anda. Muncul notifikasi "Data Berhasil Dikirim" Anda otomatis kembali ke halaman daftar riwayat Untuk riwayat yang butuh validasi dan approval dari instansi, usulan akan masuk ke SIASN Layanan Peremajaan - Inbox Usul untuk dapat di verifikasi oleh pengelola kepegawaian di instansi masing-masing. Selanjutnya setelah instansi melakukan verifikasi, usulan masuk ke Layanan Peremajaan - Teken Usul untuk di approve oleh approval instansi. Barulah riwayat usulan Anda akan terupdate di MyASN. Berikut adalah Alur usulan yang wajib valid dan acc instansi via SIASN: Berikut adalah Alur Perubahan Riwayat yang realime ke profil via MyASN: Berikut adalah Alur Pengajuan Riwayat Profesi via MyASN: CATATAN PENTING ✅ Pastikan data sesuai SK Jabatan asli ✅ Dokumen format PDF, maksimal 1 MB ✅ Kolom bertanda (*) WAJIB diisi ✅ Cek data di tahap Ringkasan sebelum kirim ✅ Status pengajuan bisa dicek di "Riwayat Pengajuan" 8. Riwayat Pengajuan Tombol Riwayat Pengajuan digunakan oleh ASN untuk memantau seluruh proses pengajuan pemutakhiran data yang telah dikirim melalui layanan MyASN. Melalui menu ini, pengguna dapat mengetahui status pengajuan secara rinci, mulai dari tahap pengiriman hingga hasil akhir verifikasi. Langkah 1: Klik tombol Riwayat Pengajuan Dari halaman Update Data, cari tombol "Riwayat Pengajuan" Sistem akan tampilkan semua pengajuan yang pernah Anda kirim Halaman ini menampilkan seluruh daftar pengajuan data yang pernah dilakukan oleh ASN. Menu Riwayat Pengajuan digunakan untuk memantau status proses pengajuan data yang telah dikirim. Langkah 2: Lihat Daftar Pengajuan Di halaman ini, Anda bisa lihat: Jenis pengajuan (Riwayat Jabatan, Keluarga, Organisasi, dll) Tanggal pengiriman Status pengajuan Lngkah 3: Lihat Detail Pengajuan Klik pada baris pengajuan yang ingin dilihat detailnya Sistem akan tampilkan: Data lengkap yang Anda kirim Dokumen yang diupload Status verifikasi Kolom status digunakan untuk menunjukkan posisi proses pengajuan data. Jika ingin melihat detail lengkap dari data dan dokumen yang telah diunggah, klik pada baris pengajuan yang diinginkan. Sistem akan menampilkan informasi detail mengenai pengajuan tersebut, termasuk status verifikasi dan catatan dari admin jika ada. Status yang Mungkin Muncul 🟡 Input Berkas = Pengajuan menunggu di verif dan acc pengelola kepegawaian instansi via SIASN Layanan Peremajaan Data 🔵 Berkasi Disimpan (terverifikasi) = Sudah di verifikasi instansi, selanjutnya menunggu approval instansi ✅ Profil PNS diperbarui = Pengajuan diterima dan data telah update di profil ❌ TMS = Pengajuan ditolak oleh instansi (baca catatan dari operator) 9. Update Data Keluarga Menu Riwayat Keluarga digunakan oleh ASN untuk melakukan pengelolaan dan pemutakhiran data keluarga yang tercatat dalam sistem MyASN. Data keluarga ini menjadi bagian penting dalam administrasi kepegawaian sehingga harus diisi secara lengkap dan sesuai dengan dokumen resmi. Menu Riwayat Keluarga digunakan untuk mengelola data keluarga ASN, meliputi data orang tua, pasangan, dan anak. A. CARA TAMBAH DATA ORANG TUA Langkah 1: Masuk ke Menu Riwayat Keluarga Dari Layanan ASN, klik "Update Data" Pilih "Riwayat Keluarga" Sistem akan tampilkan pilihan jenis keluarga Klik "Orang Tua" Kemudian akan tersedia kolom inputan untuk riwayat orang tua seperti gambar. Langkah 2: Tambah Data Orang Tua Baru Klik tombol "Tambah Data" Sistem akan tampilkan formulir input Langkah 3: Isi Data Orang Tua Isi formulir dengan data: Nama Lengkap Ayah/Ibu (sesuai Kartu Keluarga) Tempat Lahir Tanggal Lahir Status (Hidup/Meninggal) Pekerjaan Data lainnya yang diminta Kolom bertanda (*) WAJIB diisi Klik "Selanjutnya" Form ini digunakan untuk menginput data ayah atau ibu ASN secara rinci dan sistematis sesuai dengan data kependudukan. Langkah 4: Upload Dokumen Orang Tua Siapkan dokumen: Kartu Keluarga (KK), atau Akta Kelahiran Format: PDF, maksimal 1 MB Klik area upload atau drag and drop file Tunggu sampai muncul preview dokumen Pastikan dokumen jelas terbaca Klik "Selanjutnya" Selanjutnya akan ditampilkan halaman untuk unggah Dokumen Pendukung Data Orang Tua, Dokumen pendukung digunakan sebagai bukti kebenaran data orang tua. B. CARA TAMBAH DATA PASANGAN Langkah 1: Pilih Menu Pasangan Dari Riwayat Keluarga, pilih "Pasangan" Klik "Tambah Data" Langkah 2: Isi Data Pasangan Isi formulir: Status Pasangan (Menikah/Cerai/Meninggal) Nama Lengkap Pasangan (sesuai dokumen) Tempat & Tanggal Lahir Pekerjaan Tanggal Menikah Data lainnya Kolom bertanda (*) WAJIB diisi Klik "Selanjutnya" Langkah 3: Upload Dokumen Pasangan Siapkan dokumen sesuai status: Jika menikah: Buku Nikah atau Akta Perkawinan Jika cerai: Akta Cerai Jika meninggal: Akta Kematian Format: PDF, maksimal 1 MB Upload dokumen Tunggu preview muncul Klik "Selanjutnya" Langkah 4: Kirim Data Periksa ringkasan Centang checkbox persetujuan Klik "Kirim" C. CARA TAMBAH DATA ANAK Langkah 1: Pilih Menu Anak Dari Riwayat Keluarga, pilih "Anak" Klik "Tambah Data" Langkah 2: Isi Data Anak Isi formulir: Nama Lengkap Anak (sesuai Akta Kelahiran) Jenis Kelamin Tempat & Tanggal Lahir Anak ke- (urutan anak: 1, 2, 3, dst) Status Anak (Kandung/Tiri/Angkat) Status Tunjangan (Ya/Tidak) Kolom bertanda (*) WAJIB diisi Klik "Selanjutnya" Langkah 3: Upload Dokumen Anak Siapkan dokumen: Akta Kelahiran (WAJIB) Kartu Keluarga (KK) Format: PDF, maksimal 1 MB per dokumen Upload kedua dokumen Tunggu preview muncul Klik "Selanjutnya" Langkah 4: Kirim Data Periksa ringkasan data dan dokumen Centang checkbox persetujuan Klik "Kirim" ✅ SELESAI! Data anak sudah tersimpan. 10. Riwayat Organisasi Menu Riwayat Organisasi digunakan untuk menampilkan data keikutsertaan ASN dalam berbagai organisasi, baik organisasi kedinasan maupun non-kedinasan, yang telah tercatat dalam sistem MyASN. Data pada menu ini bersifat informatif dan tidak dapat dilakukan perubahan secara langsung oleh pengguna. Langkah 1: Masuk ke Menu Riwayat Organisasi Dari Update Data, klik "Riwayat Organisasi" Sistem tampilkan daftar organisasi yang sudah tercatat Klik "Tambah Data" untuk input organisasi baru Langkah 2: Isi Data Organisasi Isi formulir: Nama Organisasi Jabatan dalam Organisasi (Ketua, Sekretaris, Anggota, dll) Periode Keikutsertaan Tahun Mulai Tahun Selesai (kosongkan jika masih aktif) Nomor SK Organisasi (jika ada) Tempat Organisasi Klik "Selanjutnya" Langkah 3: Upload SK Organisasi Siapkan SK Organisasi (PDF, maks 1 MB) Upload dokumen Tunggu preview muncul Pastikan dokumen jelas terbaca Klik "Selanjutnya" Gambar ini menampilkan tahapan Upload Dokumen pada proses pemutakhiran data Riwayat Organisasi di layanan MyASN. Tahap ini digunakan untuk mengunggah dokumen pendukung berupa Surat Keputusan (SK) Organisasi sebagai bukti keabsahan data organisasi yang diinput oleh ASN. Langkah 4: Kirim Data Periksa ringkasan data dan dokumen Centang checkbox persetujuan Klik "Kirim" 11. Riwayat Diklat Struktural Menu Riwayat Diklat Struktural digunakan untuk menampilkan data pendidikan dan pelatihan struktural ASN yang telah tercatat dalam sistem MyASN sebagai bagian dari pengembangan kompetensi. Langkah 1: Masuk ke Menu Diklat Struktural Dari Update Data, klik "Riwayat Diklat Struktural" Klik "Tambah Data" Langkah 2: Isi Data Diklat Isi formulir: Jenis Diklat (Diklat Prajabatan, Kepemimpinan, Teknis, dll) Nama Diklat Tahun Pelaksanaan Penyelenggara Nomor Sertifikat Tanggal Sertifikat Jumlah Jam Pelajaran (jika ada) Klik "Selanjutnya" Gambar 11.1 - Halaman Riwayat Diklat Struktural Langkah 3: Upload Sertifikat Diklat Siapkan Sertifikat Diklat atau SK Diklat (PDF, maks 1 MB) Upload dokumen Tunggu preview muncul Klik "Selanjutnya" Halaman ini digunakan untuk mengunggah dokumen pendukung Diklat Struktural sebagai bukti keikutsertaan ASN dalam pendidikan dan pelatihan struktural. Pengguna mengunggah dokumen sertifikat atau SK Diklat pada kolom unggah yang tersedia. Dokumen harus berformat PDF, ukuran maksimal 1 MB, dan dapat dibaca dengan jelas. Jika unggah berhasil, sistem menampilkan nama file dokumen. Pengguna mengklik tombol Selanjutnya untuk melanjutkan ke tahap Ringkasan. Langkah 4: Kirim Data Periksa ringkasan Centang checkbox persetujuan Klik "Kirim" 12. Riwayat Profesi Menu Riwayat Profesi digunakan untuk menampilkan data profesi ASN. Menu ini juga mencatat profesi atau keahlian khusus yang Anda miliki. Langkah 1: Masuk ke Menu Riwayat Profesi Dari Update Data, klik "Riwayat Profesi" Klik "Tambah Data" Langkah 2: Isi Data Profesi Isi formulir data profesi sesuai bidang keahlian Anda Isi semua kolom yang diminta Klik "Selanjutnya" Langkah 3: Upload Dokumen Profesi Upload dokumen pendukung profesi (Sertifikat, SK, dll) Format: PDF, maksimal 1 MB Klik "Selanjutnya" Halaman ini digunakan untuk mengunggah dokumen pendukung profesi ASN sesuai dengan bidang keahlian yang dimiliki. Langkah 4: Kirim Data Periksa ringkasan Centang checkbox persetujuan Klik "Kirim" 13. Riwayat Sertifikasi Menu Riwayat Sertifikasi digunakan untuk mengelola data sertifikasi ASN, meliputi sertifikasi profesi, kursus/pelatihan, paten atau HAKI, serta penulisan ilmiah yang dimiliki oleh ASN. Langkah 1: Pilih Jenis Sertifikasi Dari Update Data, klik "Riwayat Sertifikasi" Sistem tampilkan 4 pilihan: Sertifikasi Kursus Paten/HAKI Penulisan Ilmiah Pilih salah satu sesuai jenis sertifikat Anda JIKA PILIH "SERTIFIKASI" Langkah 2: Isi Data Sertifikasi Profesi Isi formulir: Nama Sertifikasi Lembaga Penyelenggara Tahun Sertifikasi Nomor Sertifikat Masa Berlaku (jika ada) Klik "Selanjutnya" JIKA PILIH "KURSUS" Langkah 2: Isi Data Kursus Isi formulir: Nama Kursus/Pelatihan Penyelenggara Tahun Pelaksanaan Durasi (jam/hari/minggu) Nomor Sertifikat Klik "Selanjutnya" JIKA PILIH "PATEN/HAKI" Langkah 2: Isi Data Paten/HAKI Isi formulir: Judul Paten/HAKI Nomor Paten Tahun Diterbitkan Lembaga Penerbit Klik "Selanjutnya" JIKA PILIH "PENULISAN ILMIAH" Langkah 2: Isi Data Karya Tulis Isi formulir: Judul Karya Tulis Jenis Karya (Buku, Jurnal, Artikel, Makalah, dll) Penerbit/Media Publikasi Tahun Terbit ISBN/ISSN (jika ada) Klik "Selanjutnya" Halaman ini digunakan untuk memilih jenis sertifikasi yang akan diinput ke dalam sistem. Pengguna memilih jenis sertifikasi yang tersedia, seperti Sertifikasi Profesi, Kursus/Pelatihan, Paten/HAKI, atau Penulisan Ilmiah. Setelah jenis sertifikasi dipilih, sistem menampilkan formulir pengisian data sesuai jenis yang dipilih. Langkah 3: Upload Sertifikat/Dokumen Upload dokumen sertifikat sesuai jenis yang dipilih Format: PDF, maksimal 1 MB Tunggu preview muncul Pastikan dokumen jelas terbaca Klik "Selanjutnya" Halaman ini digunakan untuk mengunggah dokumen sertifikat sebagai bukti keabsahan data sertifikasi ASN. Pengguna mengunggah dokumen sertifikat sesuai jenis sertifikasi yang dipilih. Dokumen yang diunggah wajib berformat PDF, dengan ukuran maksimal 1 MB, serta dapat dibaca dengan jelas. Apabila dokumen berhasil diunggah, sistem menampilkan nama file sebagai tanda unggah berhasil. Jika dokumen tidak sesuai ketentuan, sistem akan menampilkan pesan peringatan dan pengguna diminta mengganti dokumen. Setelah dokumen dinyatakan valid, pengguna mengklik tombol Selanjutnya untuk melanjutkan ke tahap Ringkasan. Langkah 4: Kirim Data Periksa ringkasan data dan dokumen Centang checkbox persetujuan Klik "Kirim" 14. Riwayat Penghargaan Menu ini untuk mencatat penghargaan yang pernah Anda terima. Langkah 1: Masuk ke Menu Penghargaan Dari Update Data, klik "Riwayat Penghargaan" Klik "Tambah Data" Lagkah 2: Isi Data Penghargaan Isi formulir: Jenis Penghargaan (Satyalancana, Tanda Kehormatan, dll) Nama Penghargaan Pemberi Penghargaan (Presiden, Gubernur, Bupati, dll) Tahun Diterima Nomor SK Penghargaan (jika ada) Klik "Selanjutnya" Langkah 3: Upload Sertifikat/SK Penghargaan Siapkan dokumen: Sertifikat Penghargaan, atau SK Penghargaan Format: PDF, maksimal 1 MB Upload dokumen Klik "Selanjutnya" Langkah 4: Kirim Data Periksa ringkasan Centang checkbox persetujuan Klik "Kirim" 15. Kartu ASN Virtual Menu Kartu ASN Virtual merupakan layanan yang digunakan untuk menampilkan kartu identitas ASN dalam bentuk digital. Kartu ini diterbitkan secara otomatis oleh sistem MyASN berdasarkan data kepegawaian ASN yang telah tervalidasi. Langkah 1: Buka Menu Kartu ASN Virtual Dari Dashboard, klik "Layanan ASN" Pilih "Kartu ASN Virtual" Sistem akan cek kelengkapan data Anda Langkah 2: Pilih Tampilan Kartu Sistem akan tampilkan 2 pilihan tampilan: Portrait (tegak/vertikal) Landscape (mendatar/horizontal) Klik salah satu sesuai kebutuhan. Lagkah 3: Lihat Kartu ASN Virtual Sistem akan tampilkan Kartu ASN Virtual Anda Kartu berisi: Foto Anda Nama lengkap NIP Jabatan Unit kerja QR Code (untuk verifikasi) Langkah 4: Download Kartu Untuk download, klik tombol "Download" Kartu akan tersimpan dalam format PNG atau PDF Anda bisa print atau simpan di HP untuk ditunjukkan saat dibutuhkan Jika Kartu Gagal Muncul Jika muncul pesan "Gagal" atau "Data Tidak Lengkap": Langkah Perbaikan: Klik menu "Edit Profil" Lengkapi data yang masih kosong: Upload foto profil (format JPG/PNG, maks 500 KB) Pastikan NIK sudah terverifikasi Lengkapi data pribadi (nama, tempat lahir, dll) Isi kontak pribadi (email dan HP) Simpan semua perubahan Kembali ke menu "Kartu ASN Virtual" Kartu akan muncul otomatis jika data sudah lengkap 16. AKSES KARIS/KARSU VIRTUAL Menu Karis/Karsu Virtual digunakan untuk menampilkan Kartu Pegawai (KARIS/KARSU) ASN dalam bentuk digital sebagai identitas kepegawaian ASN. Kemudian sistem akan melakukan pengecekan data pendukung. Langkah 1: Buka Menu Karis/Karsu Virtual Dari Layanan ASN, klik "Karis/Karsu Virtual" Sistem akan cek data pendukung Anda Tunggu proses validasi selesai Lagkah 2: Upload Foto (Jika Belum Ada) Jika foto belum ada atau ingin mengganti foto: Sistem akan tampilkan halaman upload foto Klik "Upload Foto" atau "Pilih Foto" Pilih foto dari komputer/HP Anda Syarat foto: Format: JPG/PNG Ukuran maks: 500 KB Foto formal (kemeja/blazer) Latar belakang merah atau biru Sesuaikan posisi foto dalam frame yang tersedia Pilih orientasi: Potret (tegak), atau Lanskap (mendatar) Klik "Simpan" Langkah 3: Lihat Kartu Format Portrait (Tegak) Pilih opsi "Portrait" Sistem akan tampilkan Karis/Karsu dalam posisi tegak Kartu berisi: Foto Anda Nama lengkap NIP Pangkat/Golongan Unit kerja Masa berlaku Untuk ganti foto, klik "Ubah Foto" Untuk download, klik "Download" Tampilan Potrait digunakan untuk menampilkan Karis/Karsu Virtual dalam orientasi vertikal. Mode ini menyesuaikan tata letak kartu agar informasi identitas dan foto dapat ditampilkan secara proporsional dalam posisi berdiri, sehingga memudahkan pengguna dalam melihat detail kartu pada layar perangkat. Langkah 4: Lihat Kartu Format Landscape (Mendatar) Pilih opsi "Landscape" Sistem akan tampilkan Karis/Karsu dalam posisi mendatar Tampilan sama, hanya orientasinya berbeda Untuk ganti foto, klik "Ubah Foto" Untuk download, klik "Download" Tampilan Landscape digunakan untuk menampilkan Karis/Karsu Virtual dalam orientasi horizontal. Mode ini mengatur ulang posisi elemen kartu agar tetap terbaca dengan jelas dalam tampilan mendatar, serta memberikan alternatif tampilan sesuai kebutuhan pengguna. TIPS PENGGUNAAN ✅ Download kedua format (Portrait dan Landscape) untuk fleksibilitas ✅ Simpan file di HP agar mudah ditunjukkan saat dibutuhkan ✅ Print kartu untuk cadangan fisik ✅ Update foto jika sudah tidak sesuai lagi 17. Kompetensi ASN Menu Kompetensi ASN digunakan untuk menampilkan data kompetensi ASN yang telah tercatat di dalam sistem MyASN. Data kompetensi ini menjadi bagian penting dalam penilaian profesionalitas ASN dan dapat ditampilkan berdasarkan tahun tertentu. Langkah 1: Buka Menu Kompetensi ASN Dari Dashboard, klik "Layanan ASN" Pilih "Kompetensi ASN" Sistem akan tampilkan halaman kompetensi Anda Langkah 2: Filter Berdasarkan Tahun Di bagian atas halaman, ada dropdown "Pilih Tahun" Klik dropdown Pilih tahun yang ingin Anda lihat Sistem akan tampilkan data kompetensi sesuai tahun yang dipilih Langkah 3: Lihat Data CACT Sistem akan tampilkan data CACT (Competency Assessment and Certification Tool) yang terdiri dari 3 bagian: Bagian 1: Kompetensi Teknis Daftar kompetensi teknis yang Anda miliki Level kompetensi (Dasar, Menengah, Mahir) Bagian 2: Sertifikasi dan Pelatihan Daftar sertifikasi yang dimiliki Daftar pelatihan yang pernah diikuti Jumlah jam pelatihan Bagian 3: Penilaian Kinerja Nilai kinerja tahunan Capaian target Penilaian atasan Catatan: Data kompetensi ini hanya bisa dilihat, tidak bisa diubah secara manual. Data diambil dari: Riwayat diklat yang Anda input Riwayat sertifikasi Penilaian kinerja dari atasan Data dari sistem lain yang terintegrasi 18. Sub Menu Indeks Profesionalitas ASN Menu Indeks Profesionalitas ASN digunakan untuk menampilkan nilai profesionalitas ASN yang dihitung berdasarkan data kepegawaian yang terintegrasi dalam sistem MyASN. Langkah 1: Buka Menu Indeks Profesionalitas ASN Dari Layanan ASN, klik "Indeks Profesionalitas ASN" Sistem akan langsung tampilkan nilai profesionalitas Anda Langkah 2: Pahami Nilai Indeks Nilai indeks ditampilkan dalam bentuk: 1. Skor Angka Contoh: 85/100 Semakin tinggi semakin baik 2. Grafik/Chart Visualisasi nilai dalam bentuk grafik Mudah dibaca dan dipahami 3. Komponen Penilaian Nilai dihitung berdasarkan: Pendidikan (20%) Pelatihan dan Sertifikasi (25%) Pengalaman Jabatan (20%) Kinerja (25%) Prestasi/Penghargaan (10%) Langkah 3: Cara Meningkatkan Indeks Untuk meningkatkan nilai indeks profesionalitas: ✅ Ikuti lebih banyak pelatihan dan diklat ✅ Raih sertifikasi profesi sesuai bidang Anda ✅ Tingkatkan kinerja tahunan ✅ Dapatkan penghargaan dari instansi ✅ Lanjutkan pendidikan formal ke jenjang lebih tinggi 21. Sub Menu Peduli ASN Jaga ASN Menu Peduli ASN / Jaga ASN digunakan untuk mengakses layanan kepedulian dan perlindungan bagi ASN yang disediakan oleh sistem MyASN. Peduli ASN Jaga ASN dari BKN bertujuan untuk melindungi karier ASN dan mempermudah proses pengunduran diri secara mandiri dan aman melalui layanan MyASN, memastikan pengajuan benar-benar dari ASN yang bersangkutan, lebih cepat, transparan, dan efisien waktu, serta mengurangi potensi pemalsuan dokumen. Ini adalah bagian dari komitmen BKN untuk mewujudkan manajemen ASN yang profesional dan berintegritas. Langkah 1: Buka Menu Peduli ASN / Jaga ASN Dari Layanan ASN, klik "Peduli ASN / Jaga ASN" Sistem akan tampilkan halaman layanan Baca informasi yang tersedia Klik tombol "Buat Pengajuan Baru" Langkah 2: Pilih Jenis Layanan Sistem akan tampilkan pilihan jenis layanan Pilih "Pengunduran Diri" Klik untuk melanjutkan Gambar Pemilihan Tipe Pengajuan Pengunduran Diri Langkah 3: Pilih Jenis Pengunduran Diri Sistem akan tampilkan 2 pilihan: Pilihan 1: Pengunduran Diri Dengan Hak Pensiun Untuk ASN yang sudah memenuhi syarat pensiun Tetap mendapat hak pensiun sesuai ketentuan Pilihan 2: Pengunduran Diri Tanpa Hak Pensiun Untuk ASN yang belum memenuhi syarat pensiun Tidak mendapat hak pensiun Langkah: Baca keterangan masing-masing pilihan Pilih sesuai kondisi Anda Klik untuk melanjutkan Langkah 4: Isi Formulir Pengajuan Isi formulir yang muncul dengan lengkap: Alasan pengunduran diri Tanggal efektif pengunduran diri Alamat setelah pensiun Kontak yang bisa dihubungi Data lainnya yang diminta Isi semua kolom bertanda (*) Klik "Selanjutnya" Langkah 5: Upload Dokumen Persyaratan Siapkan dokumen yang diminta: Surat permohonan pengunduran diri (bermaterai) Fotocopy SK terakhir Fotocopy KTP Dokumen pendukung lainnya Format: PDF, maksimal 1 MB per file Upload semua dokumen yang diminta Tunggu preview muncul Pastikan semua dokumen jelas terbaca Klik "Selanjutnya" Langkah 6: Kirim Pengajuan Periksa ringkasan data dan dokumen yang sudah diupload Baca pernyataan disclaimer dengan teliti Centang (✓) checkbox persetujuan Klik tombol "Kirim" Sistem akan proses pengajuan Anda Muncul notifikasi "Pengajuan Berhasil Dikirim" Langkah 7: Pantau Status Pengajuan Setelah pengajuan dikirim, Anda bisa pantau statusnya di menu "Riwayat Pengajuan" Status akan berubah sesuai proses: Menunggu verifikasi Sedang diproses Disetujui / Ditolak 22. Sub Menu Disabilitas ASN Menu Disabilitas ASN digunakan untuk menampilkan dan mengelola data ASN penyandang disabilitas yang tercatat dalam sistem MyASN. Data pada menu ini bersifat pendukung dan digunakan sebagai bagian dari administrasi kepegawaian ASN. Langkah 1: Buka Menu Disabilitas ASN Dari Layanan ASN, klik "Disabilitas ASN" Sistem akan tampilkan halaman daftar data disabilitas Klik "Tambah Data" untuk input data baru Langkah 2: Pilih Jenis Disabilitas Pada formulir, klik kolom "Jenis Disabilitas" Sistem akan tampilkan pilihan: Disabilitas Fisik (masalah pada anggota tubuh) Disabilitas Sensorik Netra (gangguan penglihatan) Disabilitas Sensorik Rungu (gangguan pendengaran) Disabilitas Sensorik Wicara (gangguan berbicara) Pilih satu jenis sesuai kondisi Anda Langkah 3: Pilih Sub Jenis Disabilitas Setelah memilih jenis disabilitas, kolom "Sub Jenis Disabilitas" akan muncul otomatis Klik kolom tersebut Pilih sub jenis yang sesuai dengan kondisi spesifik Anda Langkah 4: Pilih Derajat Disabilitas Klik kolom "Derajat Disabilitas" Sistem tampilkan 3 pilihan: Ringan - Sedikit mengganggu aktivitas Sedang - Cukup mengganggu aktivitas Berat - Sangat mengganggu aktivitas Pilih derajat sesuai kondisi Anda Klik "Selanjutnya" Langkah 5: Upload Dokumen Disabilitas Siapkan dokumen pendukung: Surat Keterangan Dokter, atau Surat Keterangan Disabilitas dari puskesmas/RS Format: PDF, maksimal 1 MB Upload dokumen Tunggu preview muncul Pastikan dokumen jelas terbaca Klik "Selanjutnya" Langkah 6: Kirim Data Periksa ringkasan data dan dokumen Centang checkbox persetujuan Klik "Kirim" Sistem akan proses pengajuan Muncul notifikasi "Data Berhasil Dikirim" Status pengajuan bisa dipantau di "Riwayat Pengajuan" 22. Sertifikat Elektronik BSrE Menu Sertifikat Elektronik BSrE digunakan untuk menampilkan informasi sertifikat elektronik ASN yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE). Sertifikat ini digunakan sebagai identitas digital ASN dalam layanan yang membutuhkan tanda tangan elektronik. Langkah 1: Buka Menu Sertifikat Elektronik BSrE Dari Layanan ASN, klik "Sertifikat Elektronik BSrE" Sistem akan tampilkan halaman informasi sertifikat Langkah 2: Lihat Informasi Sertifikat Pada halaman ini, Anda bisa lihat: Informasi yang Ditampilkan: Nama Pegawai NIK Pegawai Email BSrE (email khusus untuk sertifikat elektronik) Email Dinas Instansi Kerja Status Sertifikat (Aktif/Tidak Aktif) Masa Berlaku Sertifikat Langkah 3: Gunakan Sertifikat untuk Tanda Tangan Digital Sertifikat elektronik BSrE digunakan untuk: Menandatangani dokumen elektronik secara resmi Verifikasi identitas pada sistem pemerintah Autentikasi pada aplikasi kepegawaian Enkripsi data untuk keamanan Cara Menggunakan Tanda Tangan Digital: Buka dokumen yang perlu ditandatangani (dalam format PDF) Pilih opsi "Tanda Tangan Digital" Pilih Sertifikat BSrE Anda Masukkan PIN/Password sertifikat Klik "Tandatangani" Dokumen akan tertandatangani secara digital