--- PAGE 1 --- BUKU PETUNJUK APLIKASI SIASN-INSTANSI LAYANAN PENETAPAN NIP Badan Kepegawaian Negara 2022 --- PAGE 2 --- DAFTAR ISI 1. Maksud dan Tujuan .............................................................................................................. 4 2. Tata Cara Pengunaan Aplikasi SIASN-INSTANSI ...................................................................... 4 1. Cara Membuka Situs ................................................................................................. 4 2. Layanan Penetapan NIP ............................................................................................ 5 2.1. Input Usul Perbikan Nama ......................................................................................... 6 2.2 Prosedur dan Kategori Prosedur ................................................................................ 7 2.3 Masukan No Peserta atau NIK KTP ............................................................................. 8 2.4 Memasukan Data Peserta, dan Melengkapi Dokumen Pendukung .............................. 9 2.5 Pemeriksaan Data Usulan ........................................................................................ 13 2.6 Memilih Spesimen Approval .................................................................................... 15 3. Spesimen Aproval ............................................................................................................... 15 3.1. Berkas usulan Tahap Spesimen Aproval ................................................................... 15 3.2. Review Berkas Usulan di Inbox Usulan ..................................................................... 16 3.3. Detail Monitoring Usulan ........................................................................................ 16 4. TEKEN USUL ...................................................................................................................... 17 4.1. Inbox Teken Usul..................................................................................................... 18 4.2. Teken Usul .............................................................................................................. 18 2 --- PAGE 3 --- D G AFTAR AMBAR Gambar 1. Halaman login akun SIASN .................................................................................................... 4 Gambar 2. Menu Layanan Penetapan NIP 1 .......................................................................................... 5 Gambar 3. Menu Layanan Penetapan NIP 2 .......................................................................................... 5 Gambar 4. Sub Menu Input Usul Penetapan NIP pada sidebar ............................................................ 6 Gambar 5. Sub Menu Input Usul Penetapan NIP pada Home ................................................................ 7 Gambar 6. Halaman awal input usul penetapan NIP .............................................................................. 7 Gambar 7. Langkah 1 pilih prosedur ....................................................................................................... 8 Gambar 8. Contoh input no peserta ....................................................................................................... 8 Gambar 9. Pop Up pengajuan usul baru ................................................................................................. 9 Gambar 10. Halaman Data Pribadi ......................................................................................................... 9 Gambar 11. Halaman Data Usulan ........................................................................................................ 10 Gambar 12. Halaman data keluarga ..................................................................................................... 10 Gambar 13. Halaman data pendidikan ................................................................................................. 11 Gambar 14. Halaman edit data pendidikan .......................................................................................... 11 Gambar 15. Halaman Data Tambahan .................................................................................................. 11 Gambar 16. Halaman Unggah Dokumen .............................................................................................. 12 Gambar 17. tombol upload dan preview dokumen .............................................................................. 12 Gambar 18. Halaman Status Data ......................................................................................................... 12 Gambar 19. Halaman Resume Data Pribadi.......................................................................................... 13 Gambar 20. Halaman Resume Data Usulan .......................................................................................... 13 Gambar 21. Halaman Resume Keluarga ............................................................................................... 13 Gambar 22. Halaman resume Pendidikan ............................................................................................ 14 Gambar 23. Halaman Resume Data Tambahan .................................................................................... 14 Gambar 24. Halaman Resume Unggah Dokumen ................................................................................ 14 Gambar 25. Halaman Resume Status Data ........................................................................................... 15 Gambar 26. Memilih Spesimen Approv ................................................................................................ 15 Gambar 27. Sub Menu Inbox Usul Penetapan ...................................................................................... 16 Gambar 28. Halaman Ibox Usulan ........................................................................................................ 16 Gambar 29. Halaman Detail Usulan ...................................................................................................... 17 Gambar 30. Sub Menu Teken Usul ....................................................................................................... 17 Gambar 31. Halaman Teken Usul ......................................................................................................... 18 Gambar 32. Pilih data teken Usul ......................................................................................................... 18 Gambar 33. Pilih Tolak atau Setuju teken usul ..................................................................................... 19 Gambar 34. Popup Setuju Usulan ......................................................................................................... 19 Gambar 35. Popup Passphrase ............................................................................................................. 19 Gambar 36. Usul telah selesai di teken dan dikirim ke BKN ................................................................. 20 3 --- PAGE 4 --- 1. Maksud dan Tujuan Buku Petunjuk Layanan SIASN-Instansi Perbaikan nama digunakan untuk memudahkan para biro kepegawaian instansi dalam melakukan input usulan Penetapan NIP. Keputusan Penetapan serta memeriksa apakah hasil usulan dan penetapan NIP sudah sesuai apa tidak dengan dokumen pendukungnya. 2. Tata Cara Pengunaan Aplikasi SIASN-INSTANSI 1. Cara Membuka Situs Anda dapat mengakses SIASN-INSTANSI di https://siasn-instansi- training.bkn.go.id/ kemudian klik tombol yang terletak di pojok kanan atas, lalu login akun menggunakan NIP dan Password akun MySAPK anda. Gambar 1. Halaman login akun SIASN 4 --- PAGE 5 --- 2. Layanan Penetapan NIP Layanan Penetapan NIP digunakan untuk mengusulkan berkas pengadan NIP sampai dengan pembuatan Surat Keputusan(SK). Gambar 2. Menu Layanan Penetapan NIP 1 Gambar 3. Menu Layanan Penetapan NIP 2 5 --- PAGE 6 --- 2.1. Input Usul Perbikan Nama Setelah anda berhasil login, pilih menu “Layanan Penetapan NIP” lalu pilih sub menu “Input Usul”, maka akan muncul tampilan seperti pada gambar di bawah. Klik “Mulai Input Usul” untuk memulai proses input usul perbaikan nama. Gambar 4. Sub Menu Input Usul Penetapan NIP pada sidebar 6 --- PAGE 7 --- Gambar 5. Sub Menu Input Usul Penetapan NIP pada Home Gambar 6. Halaman awal input usul penetapan NIP 2.2 Prosedur dan Kategori Prosedur Pada gambar dibawah ini terdapat prosedur dan Langkah-langkah yang harus di ikuti prosedurnya oleh pengguna. Pada Langkah 1, Pengguna memilih jenis pegawai dan mengisi form jenis formasi, tanggal pengusulan dan tahun formasi, kemudian klik “Selanjutnya”. 7 --- PAGE 8 --- Gambar 7. Langkah 1 pilih prosedur 2.3 Masukan No Peserta atau NIK KTP Gambar 8. Contoh input no peserta Masukan No Peserta atau NIK KTP yang akan diusulkan (contoh : no peserta = 12345), kemudian klik “Cari Peserta” maka akan muncul identitas peserta seperti pada gambar, Kemudian klik “Selanjutnya”, akan muncul pop-up pilih setuju untuk ke langkah berikutnya. 8 --- PAGE 9 --- Gambar 9. Pop Up pengajuan usul baru 2.4 Memasukan Data Peserta, dan Melengkapi Dokumen Pendukung Langkah 3, terdapat 7 tab yang harus dilengkapi : 1. Tab Data Pribadi Pada tabel data pribadi dapat mengisikan data pribadi peserta misal tempat lahir, agama atau status perkawinan. Gambar 10. Halaman Data Pribadi Gambar 6. Halaman Tabel Perubahn Data 2. Tab Data Usulan Pengguna mengisi data usulan seperti satuan kerja, tahun gaji, TMT CPNS / PPPK dan lainnya, seperti pada gambar berikut ini : 9 --- PAGE 10 --- Gambar 11. Halaman Data Usulan 3. Tab Keluarga Pada tab keluaga dapat melihat data keluarga dari peserta, jika ingin melakukan perubahan data maka lakukan peremajaand data pada layanan peremajaan data. Gambar 12. Halaman data keluarga 4. Tab Pendidikan Pada tab pendidikan dapat melihat riwayat pendidikan peserta, untuk melakukan perubahan data bisa dengan menekan tombol edit pada setiap jenjang pendidikan dan akan muncul pop-up edit data, isikan data yang akan diubah kemudian klik tombol Simpan. 10 --- PAGE 11 --- Gambar 13. Halaman data pendidikan Gambar 14. Halaman edit data pendidikan 5. Tab Data Tambahan Isikan data setiap form yang dibutuhkan pada tab data tambahan, seperti Surat Keterangan Sehat (Jasmani/Rohani), Surat Bebas Narkoba dan Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK). Gambar 15. Halaman Data Tambahan 6. Tab Unggah Dokumen 11 --- PAGE 12 --- Pada tab ini untuk mengunggah dokumen pesyaratan yang dibutuhkan untuk Penetapan NIP. Pilih file yang akan diunggah dengan menekan tombol pilih pada setiap kolom yang ada kemudian akan muncul tombol upload, tekan tombol upload untuk mengunggah dokumen, setelah dokumen terunggah maka akan muncul tombol preview untuk melihat dokumen yang telah terunggah. Gambar 16. Halaman Unggah Dokumen Gambar 17. tombol upload dan preview dokumen 7. Tab Status Data Pada tab ini diperlihatkan data mana saja yang sudah lengkap dengan status OK, jika semua status sudah OK maka dapat kelangkah berikutnya dengan menekan tombol “Selanjutnya”. Gambar 18. Halaman Status Data 12 --- PAGE 13 --- 2.5 Pemeriksaan Data Usulan Pada Langkah 4 pengguna akan melihat hasil resume yang sudah di inputkan seperti pada gambar : Gambar 19. Halaman Resume Data Pribadi Gambar 20. Halaman Resume Data Usulan Gambar 21. Halaman Resume Keluarga 13 --- PAGE 14 --- Gambar 22. Halaman resume Pendidikan Gambar 23. Halaman Resume Data Tambahan Gambar 24. Halaman Resume Unggah Dokumen 14 --- PAGE 15 --- Gambar 25. Halaman Resume Status Data Tekan tombol selanjutnya untuk melanjutkan ke langkah 5 2.6 Memilih Spesimen Approval Langkah 5, pengguna memilih Spesimen Approval yang dituju, kemudian tekan “Verifikasi Berkas” untuk melanjutkan. Berkas yang terlah di verifikasi akan berada pada halaman Inbox Usul Gambar 26. Memilih Spesimen Approv 3. Spesimen Aproval 3.1. Berkas usulan Tahap Spesimen Aproval Pada Tahap ini Berkas yang sudah di verifikasi pada Langkah 5 akan masuk ke halaman Inbox Usul Instansi, lalu Spesimen Approval bisa masuk ke halaman inbox usul dengan cara, arahkan kursor dan klik pada garis 3 pojok kiri atas. Pilih menu “Layanan Pengadan NIP”, kemudian pilih submenu “Inbox Usul Penetapan 15 --- PAGE 16 --- ”. Gambar 27. Sub Menu Inbox Usul Penetapan 3.2. Review Berkas Usulan di Inbox Usulan Gambar 28. Halaman Ibox Usulan Pada halaman ini akan muncul daftar pengguna yang mengajukan usulan, detail layanan, tanggal diajukannya usulan, dan status usulan. Untuk melihat data pengguna yang mengajukan usulan, pada kolom aksi pilih tombol detail, maka akan tampil halaman detail monitoring usulan 3.3. Detail Monitoring Usulan 16 --- PAGE 17 --- Gambar 29. Halaman Detail Usulan Setelah berkas direview oleh Spesimen Aproval, berkas akan diteruskan untuk diberikan teken usul. 4. TEKEN USUL Pengguna bisa masuk ke menu teken usul dengan cara arahkan kursor ke bagian pojok kiri atas layar, kemudian klik pada garis 3 dan muncul beberapa menu, cari Layanan Penetapan NIP kemudian pilih Teken Usul seperti pada gambar berikut : Gambar 30. Sub Menu Teken Usul 17 --- PAGE 18 --- 4.1. Inbox Teken Usul Gambar 31. Halaman Teken Usul 4.2. Teken Usul Pilih dokumen yang akan di teken kemudian centang pada check box sebelah kiri, kemudian klik “Teken Usulan”. Setelah diklik maka menu akan berubah seperti berikut : Gambar 32. Pilih data teken Usul 18 --- PAGE 19 --- Gambar 33. Pilih Tolak atau Setuju teken usul Pilih Setujui atau tolak, apabila dokumen di tolak maka usul akan dikembalikan untuk di perbaiki, jika di setujui maka akan muncul dialog box berikut : Gambar 34. Popup Setuju Usulan Setelah tekan setuju, akan muncul kotak dialog untuk verifikasi pengguna yang memberi teken seperti pada gambar berikut : Gambar 35. Popup Passphrase Pada gambar di atas pemberi teken harus memasukan passphrase, agar terekam siapa yang memberikan teken.apabila sudah selesai maka akan muncul kotak dialog seperti berikut : 19 --- PAGE 20 --- Gambar 36. Usul telah selesai di teken dan dikirim ke BKN 20